La redazione è obbligatoria per i titolari dei trattamenti già operativi alla data del 31 marzo, nonché per quelli che iniziano per la prima volta l'attività e che trattano dati sensibili mediante strumenti elettronici. Per maggior chiarezza si rileva che ai sensi dell'art. 4 comma 1 del D. Lgs n. 196/2003, si definiscono dati sensibili “i dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale”.
Pertanto, il trattamento da parte di ogni titolare, sia esso un’ impresa commerciale, industriale o di servizi, di dati personali comuni di clienti/fornitori per la gestione delle attività di fatturazione e registrazione contabile, non implica trattamento di dati sensibili. Si rileva tuttavia che, anche la sola gestione interna del personale dipendente o conservazione od utilizzo di Curricula Vitae di aspiranti lavoratori per assunzioni dirette può integrare l’ipotesi di trattamento di dati sensibili. Occorre pertanto prestare adeguata attenzione alla tipologia di dati trattati.
Si rammenta inoltre che per la redazione del DPS non vige l’obbligo dell'apposizione di una data certa al documento, benché la data di riferimento possa in certi casi rivelarsi opportuna se non addirittura necessaria, come nelle ipotesi in cui sorga la necessità di fornire prova documentata dell’ottemperamento nei termini di legge. Citazione dell’avvenuta redazione del DPS deve essere data nella relazione accompagnatoria del bilancio d’esercizio e, qualora non si predisponga la Relazione accompagnatoria al bilancio, è opportuno che gli Amministratori ne facciano menzione nella Nota Integrativa..
Il documento non deve essere spedito ad alcun ente, bensì essere conservato dal titolare del trattamento, ed esibito a richiesta delle autorità preposte.
Semplificazioni
Il Garante della Privacy ritenendo di individuare alcune modalità semplificate di applicazione del disciplinare tecnico da parte dei “soggetti che trattano soltanto dati personali non sensibili e che trattano come unici dati sensibili quelli costituiti dallo stato di salute o malattia dei propri dipendenti e collaboratori anche a progetto, senza l’indicazione della relativa diagnosi, ovvero dall’adesione ad organismi sindacali o a carattere sindacale” nonché rispetto a “trattamenti comunque effettuati per correnti finalità amministrative e contabili, in particolare presso piccole e medie imprese, liberi professionisti e artigiani” ha provveduto ad emanare un nuovo provvedimento in data 27 novembre 2008 (G.U. n. 287 del 9 dicembre 2008) introducendo una procedura semplificata con riferimento alle misure minime di sicurezza.
Possono avvalersi della semplificazione i soggetti pubblici e privati che:

a. utilizzano dati personali non sensibili o che trattano come unici dati sensibili riferiti ai propri dipendenti e collaboratori anche a progetto quelli costituiti dallo stato di salute o malattia senza indicazione della relativa diagnosi, ovvero dall'adesione a organizzazioni sindacali o a carattere sindacale;
b. trattano dati personali unicamente per correnti finalità amministrative e contabili, in particolare presso liberi professionisti, artigiani e piccole e medie imprese (cfr. art. 2083 cod. civ. e d.m. 18 aprile 2005, recante adeguamento alla disciplina comunitaria dei criteri di individuazione di piccole e medie imprese, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 12 ottobre 2005, n. 238).
Tale previsione normativa introduce per tali soggetti una serie di adempimenti semplificati tra i quali si ricorda la possibilità di ricorrere in luogo del DPS alla redazione di un’autocertificazione ovvero di un documento programmatico sulla sicurezza semplificato.
La suddetta scadenza, deve essere rispettata anche dai soggetti che si avvalgono delle semplificazioni, il documento deve essere redatto prima dell’inizio del trattamento e deve essere aggiornato entro il 31 marzo di ogni anno nel caso in cui, nel corso dell’anno solare precedente, siano intervenute modifiche.
Per verificare gli adempimenti in scadenza al 31 marzo, ottenere ulteriori informazioni ed assistenza è possibile rivolgersi agli Uffici Confcommercio della provincia di Perugia, Via Settevalli, 320 – 06129 Perugia – Tel. 075.506711.

4 marzo 2010

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